Schöne neue (Geschäfts-) Welt

Die Digitalisierung – Fluch oder Segen?

Ach ja, die Digitalisierung. Ein Thema, das uns jederzeit in unserem Alltag begleitet und auch nicht mehr so schnell loslassen wird. Ältere Generationen verdammen sie, viele Menschen wissen nicht, wie sie damit umgehen sollen und die jüngere Generation ist schon längst eins mit ihr geworden. Jeder hat eine Einstellung dazu, ob nun positiv oder negativ hängt wohl von Alter und/oder Erziehung ab, doch dass beide Seiten Argumente haben, daran besteht wohl kein Zweifel. Auch ist es unbestreitbar, dass moderne Kommunikationsmittel einen erheblichen Einfluss auf unser Leben haben.

Der Computer, der die ganze Nacht lang rennt. Die Spielkonsole, die wird nicht nur als Zeitvertreib, sondern ebenfalls als Kommunikationsmittel benutzen. Und natürlich das Smartphone, das wir gar nicht mehr aus der Hand legen. Wir stehen ständig in Kontakt mit Menschen, doch die Menschlichkeit, die persönliche Note geht dabei verloren. Es heißt sogar, dass wenn man zu viel an seinem Handy hängt, können darunter Beziehungen leiden oder sogar daran zerbrechen.

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens

Jetzt wollen wir aber die neuen Kommunikationsmittel nicht gleich verteufeln. Natürlich ist eine E-Mail nicht so romantisch wie ein Brief und eine SMS nicht so intim wie ein Telefonat. Aber man sollte die positiven Seiten nicht außer Acht lassen, denn die zeigen sich vor allen Dingen an einem Ort: am Arbeitsplatz. Moderne Kommunikationsmittel erleichtern uns unsere Arbeit erheblich, ob es nun intern in der Firma ist, mit Zulieferern oder sogar mit den Kunden. Sie ersparen uns Zeit, Aufwand und manchmal auch Nerven.
Ein gutes Beispiel hierfür ist die Vereinfachung der Kommunikation innerhalb einer Firma durch das Intranet. Das Intranet ist sozusagen ein eigenes Internet innerhalb der Firma. Durch die großen Kosten und den Aufwand bei der Installation wird es meistens nur von größeren Firmen benutzt. Es ist ein System, indem alle wichtigen Unternehmensinformationen bereitgehalten werden. So können alle Mitarbeiter auf alle Informationen innerhalb des Unternehmens zugreifen. So braucht ein Mitarbeiter keine zwei Stockwerke hochrennen und planlos einen Mitarbeiter suchen, nur damit er eine Information für seine Präsentation bereitgestellt bekommt. Oder ein anderer Mitarbeiter muss nicht fünf E-Mails schreiben und zwei Anrufe tätigen, um an die Kontaktinformationen eines Kunden heranzukommen. Botengänge fallen weg, das umständliche Hin und Her ist gestrichen und der Arbeitsfluss anderer Mitarbeiter wird nicht unterbrochen, weil jemand anderes eine Information von ihnen braucht. Das klappt alles reibungslos, solange jeder alle Informationen hinterlegt. Ansonsten muss man sich doch mal von seinem Stuhl erheben.

Chatten wie Schüler

Falls man doch etwas persönlich braucht oder etwas besprochen werden muss, hat das Intranet noch eine andere nützliche Funktion. Es bietet auch eine Chat-Funktion für die Mitarbeiter an. Man muss nur den Namen des Mitarbeiters eingeben und schon kann man in Echtzeit mit demjenigen chatten. So können einfache Fragen schnell nebenbei geklärt werden, wenn man zum Beispiel nebenher telefonieren muss. Oder man kann schnell nachfragen, ob derjenige am Platz ist und er Zeit hat für ein Gespräch. Auch hier erübrigen sich dadurch umsonst getätigte Wege und Wartezeiten.

Das Intranet extern

Was macht man nun, wenn man unterwegs zu einem Kunden ist und ein Dokument vergessen hat? Der Kunde eine Zahl wissen möchte, die man nicht im Kopf hat? Oder man einfach den falschen USB-Stick für die Präsentation mitgenommen hat? Auch das ist dank neuester Kommunikationstechnologie kein Problem mehr. Durch VPN (Virtual Private Networking) können Mitarbeiter auch extern auf das Intranet ihres Unternehmens zurückgreifen. So kann die im Intranet gespeicherte Präsentation doch noch gezeigt, das richtige Dokument ausgedruckt und eine wichtige Kennzahl aus dem Hut gezaubert werden. Keiner muss mehr zurückfahren, kein anderer Mitarbeiter muss nachkommen, um etwas zu bringen und kein Termin muss mehr verschoben werden. Ein effektives Zeit- und Planmanagement wurde durch den gezielten Einsatz von Kommunikationsneuheiten entwickelt. Durch diese Entwicklung wurden nicht nur Geschäftsprozesse vereinfacht, sondern auch die interne Kommunikation zwischen verschiedenen Betriebsstandorten. So muss keiner von der Geschäftszentrale mehr rüber zum Produktionsstandort fahren, um die neusten Entwicklungen zu besprechen und andersherum muss der Produktionschef nicht mehr extra zur Geschäftsführung gehen, um die aktuellen Zahlen zu übermitteln. Man hinterlegt es einfach im Intranet.

Geschäftsreisen werden überflüssig

Aber damit sind die Möglichkeiten moderner Kommunikationsmittel noch längst nicht ausgeschöpft. Die Digitalisierung geht einher mit der Globalisierung und so sind internationale Geschäfte keine Seltenheit mehr. Ein Unternehmen in München möchte eine Kooperation mit einem amerikanischen Unternehmen eingehen. Soll man nun eine Anfrage per Brief stellen? Natürlich nicht, man schickt eine kurze E-Mail hin. Nun wurden mittels E-Mails schon einige Fragen beantworten, aber so führt man ja keine Verhandlungen. Also, muss ein Gespräch her. Aber die Münchener Firma ist nicht sonderlich groß und hat auch nicht viele finanzielle Freiheiten. Muss sie nun wirklich vier Mitarbeiter nach Amerika schicken, um Verhandlungen aufzunehmen? Die Mitarbeiter sind wichtig für den laufenden Betrieb und lassen sich nicht so lange entbehren. Und der finanzielle Aufwand für die Reisekosten wäre enorm. Kein Problem, denn dank Skype, Facetime und Zoom sind Videotelefonien in der Unternehmensstruktur schon ein fester Bestandteil. Ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht, ohne persönlichen Kontakt zu haben. Sogar richtige Konferenzen mit mehreren Teilnehmern, überall auf der Welt verstreut, lassen sich damit abhalten. So kann über Ozeane hinweg verhandelt werden, ohne dass dafür sich auch nur einer in ein Flugzeug setzen muss. Das spart nicht nur Geld und Zeit, sondern ist sogar gut für die Umwelt. Es macht Geschäftsprozesse effizienter und auch flexibler, denn nun muss man keinen Verhandlungsmarathon innerhalb von zwei Tagen abhalten, sondern jede Seite kann sich in Ruhe darauf vorbereiten und auch noch andere Termine und Zeitpläne wahrnehmen.

Die Digitalisierung – ganz klar Zeitersparnis

Durch die modernen Kommunikationsmittel unserer Zeit steigen die Mengen an verfügbaren Daten, die Taktung und das Volumen von Kommunikation steigt. Zeit und Raum verlieren als determinierende Faktoren der Moderne folglich an Relevanz. Das heißt, die Dichte von internationalen Geschäften steigt, keiner ist mehr an einen strengen Terminplan gebunden, Prozesse wurden optimiert und beschleunigt, alles geht auf einen Klick. Ob sich so allerdings langanhaltende, vertrauenswürdige Geschäftsbeziehungen aufbauen lassen, sei mal dahingestellt. Die Vorteile von solchen Kommunikationsmitteln für die Geschäftswelt lassen sich nicht von der Hand weisen. Mithilfe der modernen Kommunikation müssen sich die Münchener auf jeden Fall nur noch einmal auf die große Reise begeben: zur Vertragsunterzeichnung. Denn die muss man immer noch persönlich machen, dafür gibt es noch keinen Ersatz.